Dov’è finito il mio cubicolo?

Una volta i manager scoraggiavano le interazioni casuali fra dipendenti, ritenendole una distrazione dal “lavoro vero”. Oggi sappiamo che gli incontri occasionali sul lavoro promuovono la collaborazione e l'innovazione e le aziende lo tengono a mente quando progettano spazi e culture. Allora, perché così spesso i loro sforzi attenti e animati da buone intenzioni vanno a finire male?Si scopre che il buon senso non è una guida valida quando si tratta di progettare l'interazione. Gli spazi di lavoro ispirano incontri informali solo se riescono a mantenere nel giusto equilibrio tre fattori che implicano sia aspetti fisici che sociali:Vicinanza. Gli spazi devono unire le persone in modo naturale.Privacy. Le persone devono poter controllare l'accesso alle proprie conversazioni e a se stessi.Autorizzazione. Lo scopo sociale dello spazio deve essere evidente e la cultura organizzativa dovrebbe segnalare che le interazioni non lavorative non solo non sono punite, ma addirittura incoraggiate.Creare le giuste condizioni è già abbastanza difficile nel mondo fisico, ma in un ambiente virtuale lo è ancora di più. Chiedere ai dipendenti di usare Skype, IM e altre applicazioni per indicare la loro disponibilità può trasferire anche online un senso di vicinanza. Introdurre politiche chiare che regolino l'accesso alle comunicazioni elettroniche aiuta a rassicurare sul fatto che la privacy di tutti viene protetta e lasciare aperti i link ai video e gli uffici virtuali trasmette la sensazione che gruppi lontani dal punto di vista geografico sono invitati a interagire gli uni con gli altri in modo spontaneo, proprio come farebbero in uno spazio comune nel mondo reale. Non esiste una formula semplice che spieghi come bilanciare vicinanza, privacy e autorizzazioni sia nella sfera fisica che in quella virtuale. I manager che afferrano i fondamentali e progettano spazi tenendo a mente l'esigenza del bilanciamento, comunque, saranno facilitati nel capire e prevedere gli effetti di spazi diversi sulle interazioni e sapranno imparare dai loro successi e dai loro, inevitabili, errori.Titolo originale Who Moved My Cube?, Luglio-Agosto 2011